Veszteségminimalizálás meeting technikákkal

Szervusztok,

A járvány odacsapott a cégeknek, és teljes világgazdaságnak. Ha jól működünk együtt miközben értéket teremtünk kevésbé mélyről állunk fel a nehéz időszak végén.

Évek óta foglalkozom együttműködési hatékonysággal. A leírt technikáknak elszenvedtem a hiányát és megtapasztaltam az előnyeit, bevezettem, működtettem és finomhangoltam csapattagként, és külső segítőként is.

Most igyekeztem lényegretörően összegyűjteni nektek, hogy hogyan tudtok a mostani változás során veszteséget minimalizálni.

Előre szólok: ez nem technológiai megoldásokról szól. Azt részben ismeritek a mobil eszközeitekről, részben intuitívan elsajátítjátok a következő napokban, hetekben. És nem is a kultúrátokról. Remélem megvan köztetek a megelőlegezett bizalom és felkészültek vagytok a mostani helyzetre.

Azokat a meeting technikákat sorolom fel, amelyek elhagyása a legnagyobb veszteséget okozza. És a becsült veszteség mértékének a sorrendjében. Részleteztem, hogy szerintem mi a potenciális veszteség természete, amit elszenvedsz, ha nem alkalmazod. Így meg tudod becsülni, hogy ez nálatok milyen súlyú kockázatot, vagy lehetőséget jelent a mostani helyzetben.

1. Funkció szerint írd ki a meetinget!

A meeting akkor nehéz amikor fókuszálatlanul csináljuk. Amikor részben tárgyalás, nyitott együttműködés, ötletelés, vagy tájékozódás. Ezért, ha vegyes, akkor funkció szerint darabold részekre!

- Írj ki egy rövid státuszt. Ez 5-15 perc, ha nem mentek a részletekbe, hetente 1-5 alkalom.

- Taktikai megbeszélést a prioritásokról. Heti, kétheti 30-45p

- Kiírhatsz egy ötletelést, ami lehet 45 perc. De ezt csak a prioritásos témákról, amikből feladat esik ki. Máson minek agyalni.

- A közössen végzett munkaalkalom lehet másfél óra is, de nem kell hozzá közönség, csak az érintettek, ezért...

- Tanulási, tudásmegosztási alkalom. Igényvezérelt gyakorisággal, hogy legyen érdeklődés.

Potenciális veszteség: Tudjátok jól, mind voltunk itt... Cél nélkül az egész mehet a levesbe!

2. Értsd a helyzet komplexitását

Három kategóriát emelek ki a Cynefin komplexitási modellből.

- Az egyértelmű helyzetekre egyértelmű legjobb gyakorlatok vannak. Az ilyen helyzetekre gyors, egyértelmű, kategorizáló, delegáló, státuszoló alkalmakat lehet szervezni.

- A bonyolult helyzetekben több jó gyakorlat van. Ilyenkor a meeting során a meglévő informácók alapján becsülhető, de időigényes elemzési és tervezési teendőket állapítunk meg, amelyeket akár több scenárióba szervezve külön alkalmakba, projektmunkába szervezhetünk ki. Lásd feljebb: Darabold fel!

- A komplex helyzetekben kísérletezünk, mert kevesebb az információ, mint amiből tervezni lehet. Itt kísérleteket, POC-ket állítunk fel. Ezeket kicsire, biztonságosra tervezzük, hogy ezek által több információt szerezzünk. Ezzel akkor foglalkozunk, ha tervezhető módon már nem tudunk eredményesen kockázatot lefedni, vagy lehetőséget kiaknázni.

Készülj fel! Komplex témákon, intellektuális emberek, feltételezésekre alapozott gondolatmenetekkel végtelen időt el tudnak költeni. Tedd gyakorlatiassá őket erőforrás-keretekkel, céllal, elvárt hatással, rövid határidővel!

Potenciális veszteségek: El tud úszni a meeting jelentős része

- Egyértelmű helyzetek mikromenedzselésével időt és motivációt pazarolhatok

- Bonyolult helyzeteknél elmegy az idő a részletekkel és nem írunk ki részfeladatokat tervezésre, elemzésre.

- Komplex helyzetekrre feltételezésekre alapozott tervezés készül: Légvár

3. Csak az vegyen részt, akit érint.

Hagy ne magyarázzam..

Potenciális veszteségek: Annyi munkaórát veszítünk, amennyi kolléga feleslegesen van jelen. Továbbá azt az elmaradt hasznot, amivel ők dolgozhattal volna. Ja és egy kicsit a motivációjukból.

4. Keretezzetek, legyen agenda

A keretek a következőket jelentik:

- Ráfordítható idő.

- A megbeszélendő témák sorrendezve. Lesz, ami kimarad, de lehet, hogy hamarabb vége lesz!

- Döntéshozási folyamat, amiben tiszta a résztvevők számára, hogy kinek mennyit ér a szava.

- A keretek megváltoztatásának a folyamata.

- A kereteket menedzselő szerepek és az azokat betöltő személyek.

- Fallback: Az, aki átveszi a gyeplőt, ha mindez nem működik.

Potenciális veszteségek:

- Időveszteség konfliktusokon és játszmákon a tisztázatlanság okán.

- Relatív veszteség mert nem a legfontosabbal kezdjük, vagy nem sorrendben haladunk.

- Vesztesége/elmaradt haszon azon, hogy nem terveztünk, timeboxoltunk a szükséges mennyiségű teendőre.

5. Szerepek, amiktől jobban működik

Lead, vezető, felelős - Az aki célra tart. Ő figyel arra, hogy a cél érdekében folyjon a munka.

Keretező, facilitátor - Aki a megállapodott keretek közé tereli a munkát.

Titkár, írnok - Aki lejegyzi a lényeget.

Időfelelős - Ez akkor nagyon hasznos, ha van sokat beszélő, fennhangon gondolkodó, a témát lekerekíteni nem tudó résztvevő.

Bármilyen a csapat számára fontos szokás érdekében meg lehet határozni egy szerepet, aki arra figyel.

Fontos: Ne a vezető keretezzen. Ő a célt tartsa szem előtt. Hatalmazzon fel felelőst a keretek betartatására. A vezetőnek hatalma van felülírni a kereteket és előfordulhat, hogy ez csábító.

Nyílván kivétel, ha nincsen a vezetőnek ellentartani képes munkatárs. Ha nincsen, akkor a vezető hívjon másik csapatből segítséget. Ha nincsen behívható ember a csapat nagyon junior, vagy erőtlen, az a kivétel. Ekkor arra érdemes készülni, hogy marha nehéz egyszerre célra tartani és a folyamatokat következetesen betartatni.

Potenciális veszteségek:

- Az egy személyen összpontosuló felelősség, figyelmi terhelés hamarabb merül ki és ebben esetben az egész csapat hatékonyságát és eredményességét lehúzhatja.

6 Check in

Érkezzetek meg, mondjátok el milyen feladatból, helyzetből, személyes (igen akár érzelmi) állapotból érkeztetek.

Potenciális veszteségek:

- Ha nem tudjuk, hogy kinek hol van a figyelme kezdéskor, részben elveszíthetjük annek a kollégának a felelős jelenlétét.

7. Figyeld a rendszert, tanulj belőle

A meetingek, ha funkció, típus és résztvevő szerint differenciáltak, kirajzolódik számotokra az együttműködésetek rendszere, az információfeldolgozási és döntéshozási áteresztőképességetek és mindennek az időigénye. Ez a fő értékteremtési folyamatototk támogató rendszere. A gyakorlatot megfigyelve megismerhetitek az erősségeiteket és a gyenge pontokat.

Potenciális veszteség... itt inkább elmaradt haszon, mert ebből nagyon sokat lehet tanulni

Ha hasznodra volt, lehet másnak is az lesz. Küldd el neki célzottan!